Миграция данных со старой версии 1С в новую, оптимизация видов расчетов и разработка единого процесса расчета заработной платы для 5 юридических лиц клиента

Кейс о том, как организовать быструю и бесперебойную работу всех подразделений, обеспечивающих бизнес-процессы компании, и максимально оптимизировать взаимодействие между ними.

Клиент

Крупная российская научно-исследовательская компания, входящая в число мировых лидеров рынка в области производства инновационного медицинского и диагностического оборудования, лекарственных средств и детского питания. 

Проблемы

Клиент обратился к нам сразу с несколькими запросами:

• создать единую базу для бесперебойной работы всех взаимосвязанных отделов;
• привести к единой форме разные системы расчетов, оптимизировать и настроить их для нескольких юридических лиц холдинга;
• обеспечить расчет и выплату заработной платы сотрудникам в четко обозначенные сроки;
• предоставлять отчетность в контролирующие органы в соответствии с российским законодательством.

Задачи

1. Подготовить единую базу 1С ЗУП (Зарплата и управление персоналом) 3,0 для совместной работы сотрудников отдела кадров клиента и бухгалтеров по расчету заработной платы Accetera.
2. Перенести в нее все кадровые и расчетные документы по 3500 сотрудников за прошедшие два года.
3. Настроить и оптимизировать в новой базе необходимые виды расчетов, отчетов и налогообложения.
4. Обеспечить простоту и прозрачность работы с этой системой.
5. Обучить 20 сотрудников клиента функционалу новой базы данных 1С ЗУП 3,0 и сформировать у них привычку работать в нем.

Сложности

Нашей команде предстояло разработать ряд решений и в заданные сроки наиболее эффективно:

• реализовать потребности клиента, создав единую систему расчетов для 5 юридических лиц компании;
• оптимизировать и отладить все взаимосвязанные процессы;
• настроить процесс загрузки в SAP проводок клиента по уникальной форме, в соответствии с техническим заданием клиента;
• настроить многочисленные внутренние формы отчетности.

Хронология проекта (сроки, этапы)

Этап I. Разработка и согласование технического задания для выполнения поставленных задач в соответствии с запланированными сроками – 2 недели.
Этап II. Разработка единого штатного расписания в базе данных 1С ЗУП 3,0 – 2 недели.
Этап III. Миграция всех расчетных и кадровых данных по 3500 сотрудников за прошедшие два года– 2 месяца.
Этап IV. Настройка и оптимизация единых видов расчетов, налогообложения и форм внутренней и внешней отчетности – 4 недели.
Этап V. Настройка всех необходимых взаимосвязанных систем клиента – SAP, Benefactory, Workday – 2 недели.

Решения

К работе над таким крупным проектом мы привлекли команду из 14 специалистов Accetera:

• Бухгалтеры по расчету заработной платы – 6 человек
• Команда технической поддержки 1С – программисты и аналитики – 8 человек

Команда бухгалтеров взяла на себя решение всех вопросов, связанных с расчетом заработной платы, организацией выплат сотрудникам в четко обозначенные сроки и подачей отчетности в контролирующие органы в соответствии с российским законодательством.

Команда технической поддержки 1С обеспечила реализацию задач, касающихся автоматизации бизнес-процессов:

• Подготовила и внедрила у клиента базу 1С ЗУП 3,0, организовав работу сотрудников клиента и команды Accetera в едином пространстве.
• Оперативно и без потерь перенесла все кадровые и расчетные документы.
• Настроила и оптимизировала единые виды всех необходимых форм и взаимосвязанных систем клиента.

Результат

Итогом четырехмесячной работы над проектом стало:

• Создание единой базы данных.
• Упрощение бизнес-процессов работы для всех отделов клиента.
• Внедрение единого окна коммуникации для обмена с клиентом входящей и исходящей документацией напрямую, а не через почтовый сервис, что обеспечило сохранность рабочей информации и позволило исключить риски утери или разглашения персональных данных сотрудников клиента.
• Обеспечение оперативного решения технических и процессных вопросов в режиме ежедневных и быстрых обработок запросов от клиента.