В рамках услуг мы предлагаем клиентам облачный портал нашей собственной разработки, помогающий сократить затраты на администрирование, а также получить необходимую прозрачность и контроль в части данных и процессов, связанных с заработной платой и кадрами.

Предполагается, что портал будет выполнять роль «единого окна» для ваших сотрудников и руководства. Благодаря опции самообслуживания на портале ваши сотрудники получат свободу в части самостоятельного решения многочисленных задач без необходимости обращения за поддержкой в отдел кадров — сотрудники смогут регистрироваться в системе для получения доступа к своим зарплатным листам, налоговой отчетности и учебным материалам, оформления отгула, обращения к сотруднику бухгалтерии, ответственному за начисление заработной платы, с любыми связанными с заработной платой вопросами, и многому другому с учетом ваших предпочтений и выбора доступных модулей. Вы и ваше руководство можете получать доступ к календарю расчета заработной платы и предварительно согласованным отчетам, в безопасном режиме обмениваться любыми данными по заработной плате или кадровым вопросам с поставщиком услуг по расчету заработной платы и получать уведомления в случае задержки.

Портал предлагает простой интерфейс, позволяющий вашим сотрудникам и руководителям легко работать с системой. Интерфейс портала персонализирован и является уникальным для каждого сотрудника. Доступ к информации защищается с использованием системы ввода имени пользователя и пароля, ограниченных прав просмотра, а также иных технических средств, обеспечивающих безопасность и конфиденциальность информации. Доступ к порталу можно получить с любого компьютера или мобильного устройства без необходимости устанавливать какое-либо дополнительное программное обеспечение — сотрудники могут регистрироваться через предпочтительный для них браузер. 

Стандартный модуль Standard включен в ценовое предложение (Обмен данными и электронные зарплатные листы):

Самообслуживание для сотрудников

• Архив зарплатных листов — сотрудники могут получать доступ к своим текущим зарплатным листам и истории выплат заработной платы (с фильтром по году / месяцу). Доступ осуществляется через любой браузер с использованием имени пользователя и пароля.
• Уведомление — в отношении всех задач, предусматривающих действия или вводные данные, могут быть созданы системные напоминания, позволяющие пользователю определять требующие завершения задачи.   Уведомления могут быть адаптированы с учетом внутренних положений/процедур, существующих в вашей компании.
• Поддержка горячей линии — портал также может использоваться в качестве платформы для взаимодействия Accetera с каждым сотрудником благодаря эффективному инструменту, позволяющему отвечать на вопросы сотрудников, связанные с заработной платой, оформлением справок с работы и т. п.

Самообслуживание для руководителя

• Обмен данными — обмен данными по заработной плате осуществляется просто и безопасно через портал с возможностью отслеживания начисления заработной платы. Обе стороны имеют доступ к истории загруженных / скачанных данных, а также журналу регистрации со списком пользователей, выполняющих определенные задачи в системе.
• Процесс согласования в отношении данных по заработной плате — все согласования, необходимые с внутренней (ежемесячные вводные данные) и внешней точки зрения (итоговые отчеты), могут осуществляться на разных уровнях. Данное свойство упрощает внутренний процесс, поскольку все данные, которые клиент должен предоставить Accetera, будут согласованы в соответствии с внутренними правилами; таким образом, компании смогут соблюдать требования любых ревизионных процедур.  
• Несколько пользователей для внутренних кадровых вопросов — портал предусматривает заранее определенные кадровые функции, например: специалист по заработной плате, руководитель по кадрам, руководитель группы по кадрам в области поддержки рабочих процессов. Существует простая система присвоения функций в самом начале сотрудничества в отсутствие необходимости дополнительных разработок. 
• Отчеты по кадрам и заработной плате — ежемесячные отчеты загружаются нашим специалистом по заработной плате после завершения процесса работы с заработной платой. История отчетов доступна для скачивания в любой момент с учетом прав пользователей.

Учет Рабочего времени 

Портал также может использоваться в качестве решения для учета времени и присутствия — мы готовы либо предоставить простой инструмент для учета отсутствия сотрудников (отрицательный учет присутствия), либо предоставить комплексное решение для положительного учета времени и присутствия, исходя из ваших конкретных потребностей.  

Сотрудники клиента получают доступ к информации о заранее установленном времени их присутствия на работе в соответствии с внутренними графиками, а также с учетом местного законодательства. Сотрудники клиента могут направлять заявления на отгул, переработку, командировку и прочие виды заявлений. Руководитель будет уведомлен о получении такого заявления и может одобрить присутствие подчиненных как отдельно, так и совместно.  Сотрудник всегда может проверить статус своего заявления (одобрено, отклонено, обрабатывается и т. п.), а также отменить свой запрос, если заявление еще не было одобрено.

Обзор объема и основных направлений работы нашего решения представлен ниже:

Вводные данные — соответствующие данные, например, в отношении рабочего времени и отсутствия на работе, переработки, подмены и т. п. могут отражаться:

• вручную конечными пользователями
• вручную клиентом 
• путем автоматической синхронизации с различными системами мониторинга (обращаем внимание на то, что мы готовы подключиться к системе мониторинга при наличии какой-либо уже используемой предпочтительной системы мониторинга). 

Процессы согласования

• Система может обеспечивать соблюдение необходимых процессов согласования по различным ежедневным заявлениям (например, согласование заявлений на отпуск) с использованием нашего лучшего метода, предусматривающего процедуру закрытия в конце месяца посредством системы электронного документооборота. 

Проверки в соответствии с положениями

• Система проверяет соответствующие особенности Клиента с учетом внутренних положений, таких как: особые виды отгулов, больничные, отгулы по случаю дня рождения и т. п. 

Проверки в соответствии с местным законодательством

• Система проверяет все законодательные ограничения с учетом особенности страны, например, соответствующие балансы, квоты и пр.

Функции и права пользователя

• Права пользователя определяются с учетом функции, что позволяет четко устанавливать ответственность пользователя.
• Помимо безопасности система обеспечивает соответствие действующей в компании иерархии.
• Помимо этого, мы предлагаем возможность делегирования обязанностей на период отпуска, временного замещения и т. п.  

Естественная привязка к заработной плате

• Наше решение по учету рабочего времени тесно связано с зарплатными приложениями, используемыми при расчете заработной платы. Каждый вид заявления (присутствие / отсутствие / переработка) может быть привязан к соответствующим составляющим заработной платы. 

Отчеты

• Заранее определенные отчеты доступны в режиме онлайн напрямую через портал.
• Доступ к отчетам осуществляется с учетом безопасности и иерархии в компании.
• Любые специализированные отчеты могут создаваться по запросу.

Свойства и отчеты разрабатываются с учетом определенных запросов и потребностей Клиента — после совместного обсуждения и первичного анализа.