Перенос кадровых и расчетных данных из стороннего ПО в базу 1С, настройка штатного расписания и единой системы расчета заработной платы

Кейс о том, как за три месяца мы создали удобную универсальную базу данных в 1С и организовали процесс по расчету заработной платы сотрудникам клиента.

В конце 2021 года к нам обратилось крупная российская торговая компания, занимающаяся поставками продуктов питания, с просьбой внедрить новейшую базу данных 1С ЗУП 3,0 (Зарплата и управление персоналом) для кадрового администрирования и взять на себя расчет заработной платы для сотрудников.

В рамках проекта перед нами были поставлены следующие задачи:

• загрузить кадровые и расчетные документы за два года в виде таблиц Excel в базу 1С ЗУП 3,0 со стороннего неинтегрируемого ПО для 100 сотрудников клиента;
• настроить «с нуля» и оптимизировать необходимые видов расчетов и налогообложения в новой базе для совместной работы сотрудников отдела кадров клиента и бухгалтеров по расчету заработной платы Accetera;
• разработать и загрузить штатное расписание;
• обеспечить простоту и прозрачность бизнес-процессов;
• обучить сотрудников клиента работе в новой базе.

Хронология проекта (сроки, этапы)

Работу над проектом мы начали с разработки технического задания, а также прописали четкие сроки выполнения для каждого этапа, чтобы и нам, и клиенту было удобнее ориентироваться в ходе реализации поставленных задач.

Этап I. Разработка единого штатного расписания в базе данных 1С ЗУП 3,0 – 2 недели.

Этап II. Перенос всех расчетных и кадровых данных за прошедшие два года из таблиц Excel для 100 сотрудников – 1 месяц.

Этап III. Настройка и оптимизация единых видов расчетов, налогообложения и форм внутренней и внешней отчетности – 2 недели.

Этап IV. Тестовый расчет перед запуском – 2 недели.

Сложности

В ходе работ нам предстояло столкнуться с рядом непростых задач:

• провести перенос данных в виде таблиц Excel в базу 1С ЗУП 3,0 со стороннего неинтегрируемого ПО;
• миграция данных отчасти должна была осуществляться вручную, что требовало особо тщательного подхода и дополнительной проверки со стороны наших специалистов, чтобы все данные были перенесены корректно;
• настроить «с нуля» и оптимизировать необходимые видов расчетов и налогообложения;
• привести систему расчетов к единому стандарту.

Команда

К работе над проектом мы привлекли команду из 4 специалистов Accetera:

• Бухгалтеры по расчету заработной платы – 1 человек
• Команда технической поддержки 1С-программисты и аналитики – 3 человека

Команда Accetera взяла на себя решение всех вопросов, связанных с расчетом заработной платы, организацией выплат сотрудникам в четко обозначенные сроки и подачей отчетности в контролирующие органы в соответствии с российским законодательством.

Команда технической поддержки 1С обеспечила программную реализацию задач, касающихся автоматизации бизнес-процессов.

Результат

Работы над проектом были завершены весной 2022 года, и вот что в результате нашей трехмесячной работы получил клиент:

• Новейшую интегрируемую базу данных.
• Упрощение бизнес-процессов работы для всех отделов клиента.
• Единое окно коммуникации, что обеспечило сохранность рабочей информации и позволило исключить риски утери или разглашения персональных данных сотрудников клиента.
• Обеспечение оперативного решения технических и процессных вопросов в режиме ежедневных и быстрых обработок запросов от клиента.